Σχεδιάζοντας ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ΕΝ ISO 9001: 2000 σε μια ελληνική ακαδημαϊκή βιβλιοθήκη

Abstract

Αντικείμενο της ανακοίνωσης αποτελεί η παρουσίαση των εμπειριών και των αποτελεσμάτων που προέκυψαν από την διαδικασία σχεδιασμού ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (Σ.Δ.Π.) σύμφωνα με το πρότυπο ISO 9001:2000 σε μια ελληνική ακαδημαϊκή Βιβλιοθήκη σε συνάρτηση με τις ιδιαιτερότητες λειτουργίας ενός δημόσιου οργανισμού στη χώρα μας. 0 σχεδιασμός και η υιοθέτηση ενός τέτοιου Σ.Δ.Π. αποτέλεσε μια πολιτική απόφαση της βιβλιοθήκης με συγκεκριμένους στόχους: την ορθολογική οργάνωση και τυποποίηση διεργασιών και λειτουργιών βάση συγκεκριμένων λειτουργικών διαδικασιών, την δέσμευση της διοίκησης και του προσωπικού στην τήρηση συγκεκριμένων διαδικασιών λειτουργίας και στην συνεχή προσπάθεια επίτευξης προκαθορισμένων στόχων, την συνεχή και έγκυρη καταγραφή και παρακολούθηση των διεργασιών και λειτουργιών την βελτίωση και διασφάλιση της ποιότητας των υπηρεσιών, την τεκμηρίωση της πορείας και των αποτελεσμάτων της βιβλιοθήκης, την διαρκή και ενεργό συμμετοχή του προσωπικού στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων, σχεδιασμού και εκπαίδευσης. Παρουσιάζονται αναλυτικά όλοι οι βασικοί παράγοντες και αποφάσεις που αφορούσαν την προσέγγιση της βιβλιοθήκης κατά τον σχεδιασμό του Σ.Δ.Π. και τα στάδια υλοποίησης του, όπως: η επιλογή του κατάλληλου συμβούλου, η καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης λειτουργίας και ο προσδιορισμός των αδύνατων σημείων και των ασυμβατοτήτων με το πρότυπο σύμφωνα με την Διαγνωστική μελέτη, η ενσωμάτωση ή μη υφιστάμενων υπηρεσιών και διεργασιών της βιβλιοθήκης στο Σ.Δ.Π., η προσπάθεια ελαχιστοποίησης δραστικών αλλαγών όπου αυτό ήταν δυνατόν. Ακολουθεί η συνοπτική παρουσίαση της τελικής μορφής του Σ.Δ.Π. με αναφορά των λειτουργικών διαδικασιών, εντύπων και οδηγιών εργασίας, ενώ τέλος αναλύεται το σύνολο των εμπειριών, παρατηρήσεων και προβλημάτων που καταγράφηκαν ή ανέκυψαν στην πορεία σχεδιασμού του Σ.Δ.Π. και αφορούν: θεσμικά θέματα (υπευθυνότητες, καθήκοντα κλπ.), την αντιμετώπιση των αρχών και των οργάνων του ιδρύματος, τον ρόλο και την αντιμετώπιση του Υπεύθυνου Διασφάλισης Ποιότητας σε έναν δημόσιο οργανισμό, την συμπεριφορά του προσωπικού πριν και κατά την διάρκεια σχεδίασης του συστήματος, το ρόλο και την συνεισφορά του συμβούλου τόσο στην σχεδίαση όσο και θέματα καθοδήγησης, εκπαίδευσης και συνεργασίας με την βιβλιοθήκη και τον Υ.Δ.Π., τις σημαντικές αλλαγές που χρειάστηκε να υιοθετηθούν σε υφιστάμενες λειτουργίες-διεργασίες της βιβλιοθήκης, τις ανάγκες που προκύπτουν σε θέματα μηχανοργάνωσης του Σ.Δ.Π. και αυτόματα πλέον και των περισσότερων διεργασιών της Βιβλιοθήκης.