Κεντρική Υπηρεσία Διαχείρισης Παραγγελίας Άρθρων Πανεπιστήμιο Αθηνών

Abstract

Στην εισήγηση αυτή παρουσιάζεται η κεντρική υπηρεσία διαχείρισης παραγγελίας άρθρων του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών (ΕΚΠΑ), που δημιουργήθηκε για την υποστήριξη διαδικασιών παραγγελίας άρθρων από περιοδικά, πρακτικά συνεδρίων κ.λ.π. Η υπηρεσία αυτή στην παρούσα φάση υποστηρίζει σε πιλοτικό επίπεδο δέκα από τις σαράντα επτά βιβλιοθήκες του Πανεπιστημίου Αθηνών, αυτές που μέχρι πρότινος παρείχαν αντίστοιχη υπηρεσία μεμονωμένα μέσω του Συλλογικού Καταλόγου του Εθνικού Κέντρου Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ). Στην εισήγηση αναφέρονται οι λόγοι που οδήγησαν στον σχεδιασμό της εφαρμογής και στη κεντρική διαχείριση της υπηρεσίας. Η βασική αιτία ήταν η παροχή ενός ενιαίου περιβάλλοντος εργασίας στο προσωπικό των βιβλιοθηκών, με απώτερο σκοπό την εξοικονόμηση χρόνου και την καλύτερη εξυπηρέτηση των μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας. Για το λόγο αυτό το Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών (ΥΚΒ) δημιούργησε μια αυτοματοποιημένη εφαρμογή για την υποστήριξη της υπηρεσίας μέσα από την πλατφόρμα Lotus Notes / Domino. Η εφαρμογή είναι σχεδιασμένη με τέτοιο τρόπο ώστε να ακολουθείται συγκεκριμένη ροή εργασίας ανάλογα με την περίπτωση (παραγγελία ή αποστολή άρθρου). Ειδικότερα στην εφαρμογή προβλέπονται 3 κατηγορίες χρηστών: το προσωπικό των βιβλιοθηκών, ο απλός χρήστης που θέλει να παραγγείλει το άρθρο και ο κεντρικός διαχειριστής της υπηρεσίας, που επιβλέπει και οργανώνει όλη τη διαδικασία. Στην εισήγηση παρουσιάζονται αναλυτικά τα βήματα που έχουν οριστεί και που χρειάζεται να ακολουθήσει η κάθε κατηγορία χρηστών. Για παράδειγμα η ροή εργασιών για τον απλό χρήστη προκειμένου να κάνει ένα αίτημα παραγγελίας μέσω του διαδικτύου ή απευθείας στη βιβλιοθήκη του είναι διαφορετική από αυτή που καλείται να ακολουθήσει ο βιβλιοθηκονόμος, όταν θα πρέπει να ικανοποιήσει κάποιο αίτημα από χρήστη της βιβλιοθήκης του ή από άλλη βιβλιοθήκη εξωτερικά. Στη συνέχεια παρουσιάζονται τα αποτελέσματα της χρήσης της υπηρεσίας, που είναι ιδιαίτερα θετικά παρά τον μικρό χρόνο λειτουργίας αυτής. Στην εισήγηση επιβεβαιώνεται η συμβολή της υπηρεσίας στη μείωση του φόρτου εργασίας του προσωπικού των βιβλιοθηκών και αντίστοιχα η συμβολή της υπηρεσίας στην άμεση εξυπηρέτηση της ακαδημαϊκής κοινότητας. Είναι χαρακτηριστικό ότι το κοινό περιβάλλον εργασίας έχει τυποποιήσει κατά μεγάλο ποσοστό τις διαδικασίες παραγγελίας και αποστολής άρθρων και ότι ο χρόνος ανταπόκρισης των βιβλιοθηκών είναι άμεσος