Το υπό ανάπτυξη πρότυπο PDF/A – Ανακαλύπτοντας τα οφέλη της τεχνολογίας PDF στην αρχειοθέτηση εγγράφων

Abstract

Μια πρόσφατη πρωτοβουλία εμπλεκόμενων φορέων προτίθεται να αναπτύξει ένα διεθνές πρότυπο που θα καθορίζει τη χρήση του Portable Document Format (PDF) ως μέσου για την αρχειοθέτηση και τη συντήρηση των εγγράφων. Το πρότυπο αυτό, καλούμενο PDF/A, θα καλύψει την αυξανόμενη ανάγκη να αρχειοθετηθούν ηλεκτρονικά, έγγραφα τα οποία θα μπορούν να περιέχουν κείμενα, εικόνες και διανυσματικά γραφικά. Πολλοί άνθρωποι συγχέουν το PDF-τη μορφή αρχείου-με την πλατφόρμα λογισμικού Adobe Acrobat. Θα διευκρινίσουμε ότι το PDF είναι μια ελεύθερα διαθέσιμη προδιαγραφή και θα δείξουμε πώς η Adobe ενθαρρύνει τους ενδιαφερόμενους φορείς να αναπτύξουν λύσεις εκτός της οικογένειας προϊόντων Acrobat. Σκοπεύουμε να παρουσιάσουμε την ιστορία του PDF και να προσδιορίσουμε το PDF ως de facto πρότυπο για τη διαχείριση και την αρχειοθέτηση όλων των τύπων εγγράφων. Θεωρούμε το PDF ως ένα αποτελεσματικό πλαίσιο για την δημιουργία και διαχείριση αξιόπιστων, προσβάσιμων και προστατευόμενων ψηφιακών συλλογών εγγράφων και αρχείων. Περιγράφουμε τα κύρια χαρακτηριστικά ενός εγγράφου PDF το οποίο αποτελείται από μια ακολουθία σελίδων όπου κάθε σελίδα συμπεριλαμβάνει το κείμενο, τα τυπογραφικά χαρακτηριστικά, την οπτική διαμόρφωση και τα γραφικά στοιχεία. Μπορεί επίσης να συμπεριλάβει άλλα στοιχεία όπως μεταδεδομένα, συνδέσεις υπερκειμένου, και δυναμικά πεδία. Στοιχεία μεταδεδομένων καθοριζόμενα στο προτεινόμενο πλαίσιο εργασίας Dublin Core μπορούν επί-σης να συμπεριληφθούν. Με αυτό το διαθέσιμο σύνολο πληροφοριών ένα αρχείο PDF μπορεί να απεικονίζεται αξιόπιστα στην οθόνη και στις συσκευές εκτύπωσης. Τα αρχεία PDF μπορούν επίσης να υποστηρίξουν κρυπτογράφηση δεδομένων και να διαθέτουν προσαρμοσμένα χαρακτηριστικά ελέγχου της πρόσβασης και των επιτρεπόμενων ενεργειών από τρίτους. Αυτό το έγγραφο προσδιορίζει τις απαιτήσεις για τη δημιουργία ηλεκτρονικών συλλογών εγγράφων και αρχείων, καθώς και το ρόλο των μεταδεδομένων σε αυτόν τον τομέα και εξηγεί πώς το PDF μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως σχήμα αρχειοθέτησης για τα υπάρχοντα έντυπα και για πολλές μορφές ψηφιακού περιεχομένου (συμπεριλαμβανομένων αρχείων ήχου, εικόνας και βίντεο). Οδηγίες δημιουργίας και μετατροπής εγγράφων θα παρασχεθούν.