Μετα-βιβλιοθήκες αρχείων: κατανοώντας τη διαχείριση γνώσης δια της ανίχνευσης της λανθάνουσας γνώσης

Abstract

Μέσα από μια συγκριτική παρουσίαση της διαχείρισης της πληροφορίας (Ιnformation Μanagement- IM) και της διαχείρισης της γνώσης (Knowledge Management- KM), δύο βασικών εννοιών της τεχνολογίας της πληροφορίας (Ιnformation Technology- ΙΤ), το άρθρο -με τη διαπίστωση των διαφορών τους- αναδεικνύει την ιδιαίτερη φύση της δεύτερης και τη συμβολή της στη σημασιολογική προσπέλαση και παράσταση εννοιών στον αρχειακό χώρο. Αναπτύσσεται μια στρατηγική δύο φάσεων για την αξιοποίηση της αρχειακής γνώσης στο σύγχρονο ηλεκτρονικό περιβάλλον, βασισμένη στη διερεύνηση των δυνατοτήτων που προσφέρει η σύγχρονη τεχνολογία. Η μελέτη αποτελεί μέρος της μεταδιδακτορικής έρευνας της γράφουσας στο Πανεπιστήμιο Μακεδονίας με θέμα την ανάπτυξη τυπικών οντολογιών αρχειακής γνώσης και εφαρμογή στις προσκτήσεις των Κρατικών Αρχείων της Ελλάδας, στο Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας. Η πρώτη φάση της στρατηγικής εστιάζεται στην ανάλυση των υπό εξέταση εννοιών και στηρίζεται στο τρίπτυχο «αξιολόγηση της πληροφορίας > ανίχνευση της λανθάνουσας γνώσης > αξιοποίηση της γνώσης». Οι εξελίξεις της τεχνολογίας στις δύο τελευταίες δεκαετίες, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης του διαδικτύου και ιδιαίτερα του σημασιολογικού ιστού (Semantic Web- SW), με τη δημιουργία οντολογιών και τη χρήση μεταδεδομένων, έχουν δημιουργήσει νέους προβληματισμούς και προκλήσεις για τους αρχειονόμους, ως διαχειριστές των αρχείων. Το ενδιαφέρον έχει μόλις πρόσφατα αρχίζει να εστιάζεται στην οργάνωση και όχι μόνο στην περιγραφή του περιεχομένου των πληροφοριών που τα αρχεία παρέχουν, με τη δόμηση μετα-βιβλιοθηκών αρχείων. Η αρχειονομική κοινότητα συνειδητοποιεί πλέον ότι οι τεχνολογικές δυνατότητες του σύγχρονου παρελθόντος- όπως η πλοήγηση, η αναζήτηση και η ανάκτηση μέσα από πίνακες και ευρετήρια αρχείων στον παγκόσμιο ιστό (World Web- WW)- δεν επαρκούν για να εξυπηρετήσουν τις ανάγκες των χρηστών της, εάν τα δεδομένα και οι πληροφορίες που προκύπτουν από την ΙΜ/ ΙΤ δεν αξιοποιούνται πλήρως. Η δεύτερη φάση της στρατηγικής επικεντρώνεται στην αποτίμηση των ωφελειών στον αρχειακό χώρο από τη δημιουργία οντολογικών σχημάτων και τη χρήση μεταδεδομένων, ως εργαλείων διαχείρισης της γνώσης. Η γνώση που εμπεριέχεται στα αρχεία πρέπει όχι μόνο να διαφυλαχθεί, αλλά και να οργανωθεί, εάν πρώτιστος στόχος της λειτουργίας των αρχειακών οργανισμών είναι η αναβάθμιση του δείκτη αποδοτικότητάς τους στο σύγχρονο διεθνές περιβάλλον. Οι αρχειακοί οργανισμοί οφείλουν να παρέχουν στους χρήστες τους όχι μόνο μια πλήρη αρχειακή περιγραφή του υλικού τους σε ηλεκτρονικό περιβάλλον, αλλά και τη δυνατότητα μιας εξατομικευμένης και εξ αποστάσεως προσέγγισης των πηγών, ανταποκρινόμενοι στο μέγιστο δυνατό βαθμό στις προσωπικές αναζητήσεις των χρηστών. Η συνεχής παρουσίαση νέων μεθοδολογιών για την αξιοποίηση του σημασιολογικού ιστού και των μεταδεδομένων στη διαχείριση αρχείων εκφράζει σαφώς τη συγκεκριμένη φιλοσοφία. Ταυτόχρονα με τη διαπιστωμένη τάση για προαγωγή της έρευνας στον τομέα αυτό διαμορφώνεται η συνείδηση ότι επαρκώς δομημένες ad hoc θεωρητικές προσεγγίσεις και κατά περίπτωση καλά σχεδιασμένες πρακτικές μπορούν να προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα και σε καθολικές εφαρμογές.