Κοστολόγηση Υπηρεσιών Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών με την ABC Ανάλυση

Abstract

Ο βασικότερος σκοπός λειτουργίας μιας σύγχρονης ακαδημαϊκής βιβλιοθήκης είναι η παροχή πρόσβασης σε κάθε μορφή πληροφορίας στα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας. Εξ’ ορισμού οι υπηρεσίες που παρέχει μια ακαδημαϊκή βιβλιοθήκη είναι σημαντικές και θεωρούνται δεδομένες από τους χρήστες της. Κατά την χρηματοδότηση μιας βιβλιοθήκης δίνεται μεγαλύτερη βαρύτητα στις προσκτήσεις και στον εξοπλισμό και υποβαθμίζονται οικονομικά οι λειτουργίες της. Βασικό εργαλείο για την λήψη διοικητικών αποφάσεων κάθε οργανισμού παροχής υπηρεσιών είναι η κοστολόγηση. Κοστολόγηση είναι η διαδικασία με την οποία προσδιορίζεται το κόστος παραγωγής ενός προϊόντος ή παροχής μιας υπηρεσίας. Είναι μια κατάσταση λογιστική με σκοπό την συγκέντρωση, κατάταξη και απεικόνιση των δαπανών κατά την οποία υπολογίζεται το κόστος παραγωγής κάθε προϊόντος ή παροχής κάθε υπηρεσίας της επιχείρησης Στο άρθρο αυτό τίθενται ζητήματα σχετικά με την μελέτη οικονομικών θεμάτων που άπτονται της λειτουργίας των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών. Διεξάγεται κριτική επισκόπηση της βιβλιογραφίας για την επιλογή της κατάλληλης μεθόδου που αφορά στην κοστολόγηση των υπηρεσιών της ακαδημαϊκής βιβλιοθήκης. Η προτεινόμενη μέθοδος κοστολόγησης είναι η Ανάλυση ABC (Activity Based Costing), η οποία χρησιμοποιείται κατά κόρον στην διοίκηση και ταιριάζει πιο πολύ, όσον αφορά τις υπηρεσίες που προσφέρουν στις ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες. Αρχικά, σύμφωνα με τη μέθοδο αυτή, προσδιορίζοντα οι βασικές δραστηριότητες που πραγματοποιούνται στα διάφορα τμήματα της επιχείρησης (activity analysis). Ακολουθεί ο καταμερισμός των δαπανών σε κέντρα κόστους (cost centers) ο οποίος ενεργοποιείται από έναν οδηγό κόστους (cost driver). Τελικά, οι δραστηριότητες συνδέονται με τους οδηγούς κόστους που ενεργοποιούν και οι υπηρεσίες επιβαρύνονται ανάλογα με τη χρήση των διαφόρων δραστηριοτήτων. Το άρθρο επιχειρεί να εφαρμόσει την ανάλυση ABC για την κοστολόγηση των υπηρεσιών της πρόσκτησης και επεξεργασίας του υλικού στην Βιβλιοθήκη και Υπηρεσία Πληροφόρησης του Πανεπιστημίου Πατρών. Η έρευνα στο πρώτο στάδιο περιλαμβάνει συνεντεύξεις και συμπλήρωση ερωτηματολόγιων από το προσωπικό της βιβλιοθήκης και συλλογή οικονομικών και ποσοτικών στοιχείων για την λειτουργία της βιβλιοθήκης. Μετά την συλλογή των πρωτογενών στοιχείων θα ακολουθήσει η επεξεργασία τους, ο υπολογισμός του κόστους των δραστηριοτήτων και η διαμόρφωση των πινάκων της ανάλυσης ABC. Το προσδοκώμενο αποτέλεσμα του πονήματος αυτού, είναι να καταδείξει την αναγκαιότητα μελέτης των βιβλιοθηκών μέσα από επιχειρηματικά μοντέλα και πιο συγκεκριμένα, να σημειώσει τη σημασία κοστολόγησης των υπηρεσιών των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών για τον περαιτέρω διοικητικό σχεδιασμό, δεδομένου ότι οι πόροι των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών περιορίζονται σε χρηματοδοτήσεις από το κράτος οι οποίες όλο και μειώνονται.