Αντιμετώπιση εφαρμογής αρχείου και βιβλιοθήκης (παράλληλη λειτουργία) μέσω του προγράμματος advance. Εφαρμογή του προτύπου Unimarc στην καταγραφή αρχειακού υλικού

Abstract

Η περιορισμένη χρήση προγραμμάτων διαχείρισης Αρχειακού υλικού και η έλει-ψη προτύπων κωδικοποίησης (αντίστοι­χων του Marc) ταυτόχρονα με την αυξανό­μενη ανάγκη εισαγωγής της πληροφορι­κής στο χώρο αυτό, οδήγησε στην πιλοτι­κή εφαρμογή αξιοποίησης ενός προγράμ­ματος βιβλιοθήκης σε αρχειακό υλικό. Η συγκεκριμένη εφαρμογή σχεδιάσθηκε και υλοποιήθηκε για το Μουσείο Μπενάκη και περιλαμβάνει την αξιοποίηση του ολοκλη­ρωμένου προγράμματος ADVANCE στην οργάνωση και παράλληλη αξιοποίηση τόσο της Βιβλιοθήκης όσο και του Αρχείου του Μουσείου. Ο σχεδιασμός, ιδιαίτερα σ' ό,τι αφορά το Αρχείο, καλύπτει τα Αρχεία σαν σύνολο (αρχεία σύμμεικτα, συλλογές αρχείων) αλ­λά και τα έγγραφα ως μοναδικές εγγρα­φές. Η κωδικοποίηση έγινε με βάση το Unimarc διατηρώντας τις βασικές ενότη­τες και υποδιαιρέσεις που εφαρμόζονται στη βιβλιοθηκονομική επεξεργασία, με κατάλληλες προσαρμογές. Ορίσθηκαν κοινά πεδία και υποπεδία (π.χ. 200, Τίτλος αρχείου ή βιβλιακού υλικού και δηλώσεις υπευθυνότητας) καθώς και πεδία ειδικά για το αρχείο, όπου δεν υπήρχε κοινή θε­ώρηση (π.χ. 705, Φυσικά Πρόσωπα ως αναφερόμενοι στα έγγραφα, ή 291: χαρα­κτηριστικά εγγράφων ή αρχείων). Δη­μιουργήθηκαν νέα ευρετήρια για πεδί-α/υποπεδία χαρακτηριστικά του αρχεια­κού υλικού, παράλληλα με αυτά που ορί­ζει το Unimarc, και καθιερωμένα αρχεία για αντίστοιχες περιοχές (π.χ. Καθιερω­μένο Αρχείο Συλλογικών Οργάνων αναφε­ρόμενων στα έγγραφα). Αποτέλεσμα της όλης σχεδίασης είναι η παράλληλη λειτουργία της Βιβλιοθήκης και του Αρχείου του Μουσείου και η δυνα­τότητα που παρέχεται στο χρήστη, μέσω της client εφαρμογής Geopac, να "βλέπει" το σύνολο των Αρχείων του Μουσείου, αλ­λά και ξεχωριστά το σύνολο των εγγρά­φων που ανήκουν σ' ένα συγκεκριμένο αρχείο, με τρόπο που προσιδιάζει στον τρόπο διαχείρισης και εμφάνισης του υ­λικού της Βιβλιοθήκης του Μουσείου.