Δομές κεντρικής διαχείρισης και αυτοματοποιημένες διαδικασίες για τις βιβλιοθήκες του Πανεπιστημίου Αθηνών

Abstract

Στην παρούσα εισήγηση θα περιγραφούν οι δομές που δημιουργήθηκαν από το Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών (ΥΚΒ) του Πανεπιστημίου Αθηνών προκειμένου να βελτιωθεί η κεντρική διαχείρισή τους αλλά και να εγκαταστήσει περισσότερο αποτελεσματική, ευέλικτη και ασφαλή επικοινωνία και πληροφόρηση μεταξύ όλων των εμπλεκομένων φορέων (δηλαδή του προσωπικού του YKB, του προσωπικού των βιβλιοθηκών αλλά και του κοινού που απαρτίζει την Ακαδημαϊκή Κοινότητα και χρησιμοποιεί τις βιβλιοθήκες και το προσφερόμενο υλικό). Αφού προηγηθεί μια αναφορά στο σύνολο και τις ιδιαιτερότητες που παρουσιάζουν οι βιβλιοθήκες του Πανεπιστημίου, θα παρουσιαστούν τα σχέδια προς μια καταρχήν εικονική και μετέπειτα και φυσική ενοποίηση των επιμέρους βιβλιοθηκών σε Κεντρικές Βιβλιοθήκες και θα αναφερθούν οι μέθοδοι που χρησιμοποιήθηκαν. Στο πλαίσιο, αυτό θα περιγραφούν με περισσότερες λεπτομέρειες οι διαδικασίες πληροφόρησης προς το προσωπικό των βιβλιοθηκών από μέρους του ΥΚΒ και το περιβάλλον εφαρμογών που έχουν αναπτυχθεί για την εξυπηρέτηση των βιβλιοθηκών του ΕΚΠΑ. Έτσι, θα γίνει αναφορά στο ολοκληρωμένο περιβάλλον αυτοματισμού γραφείου που χρησιμοποιείται και προσφέρει τόσο χρήση ασφαλούς, προσβάσιμου και πλούσιου σε δυνατότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (με κεντρικά και ατομικά αρχεία διευθύνσεων, ομαδοποιήσεις και εντάξεις χρηστών ανά βιβλιοθήκη κ.α.) όσο και στην υποστήριξη βοηθητικών εφαρμογών ροής εργασίας που ενημερώνονται και προσπελαύνονται με ασφάλεια από το προσωπικό των βιβλιοθηκών (σε επίπεδο σύνταξης) και μπορούν είτε να είναι εσωτερικής χρήσης (όπως η παροχή on-line βοηθείας για θέματα καταλογογράφησης, η καταγραφή προβλημάτων υλικού και λογισμικού που απευθύνεται προς το προσωπικό του ΥΚΒ, η αυτοματοποιημένη διαδικασία παραγγελίας άρθρων από περιοδικές εκδόσεις) ή και να γίνουν διαθέσιμες προς το κοινό στον παγκόσμιο ιστό, μέσω της ιστοσελίδας της κάθε βιβλιοθήκης από τον δικτυακό τόπο που διατηρεί το ΥΚΒ (περιλαμβάνουν καταγραφή στοιχείων και πρόσβαση στις ηλεκτρονικές συνδρομές περιοδικών που κάθε βιβλιοθήκη διατηρεί, ενημέρωση στοιχείων και πληροφοριών για την βιβλιοθήκη καθώς και ανακοινώσεις). Τέλος θα παρουσιαστεί και μια σειρά από εξατομικευμένες ανά βιβλιοθήκη στατιστικές αναφορές υπό τη μορφή δυναμικά παραγόμενων ιστοσελίδων όπου κάθε βιβλιοθήκη μπορεί να προσπελάσει και να λάβει πληροφορία για θέματα διαχείρισης καταλόγου (πλήθος αναγραφών ανά συλλογή, βιβλιοκατάλογος, συγγραφείς, κ.λπ.), δανεισμού (δανεισμένα και καθυστερημένα τεκμήρια, αποδείξεις δανεισμού) θεματικών όρων, κτηματολογίου και αναδρομικής καταλογογράφησης, τα οποία δεν είναι δυνατόν να παραχθούν στη μορφή αυτή μέσα από το πρόγραμμα αυτοματοποίησης βιβλιοθηκών που χρησιμοποιείται. Στην συνέχεια και αφού θα αναλυθεί η ενεργός και διαδραστική διαδικασία εξαξωγής προδιαγραφών και ανάπτυξης των προαναφερθέντων εφαρμογών θα παρατεθούν διαπιστώσεις και συμπεράσματα από τις διαχειριστικές εμπειρίες του ΥΚΒ και θα αναφερθούν σχέδια για βελτίωση και επέκταση των προσφερόμενων εφαρμογών και διαδικασιών