Συλλογικός Κατάλογος – Πορεία υλοποίησης

Abstract

Η δημιουργία του Συλλογικού Καταλόγου (ΣΚ) αποφασίστηκε από το έργο «Δικτύωση Βιβλιοθηκών Ιδρυμάτων Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης» του ΕΠΕΑΕΚ Ι. Για το σκοπό αυτό δημιουργήθηκε ομάδα εργασίας (ΟΕ) για τη μελέτη δημιουργίας ΣΚ και τη σύνταξη προδιαγραφών. Αναπτύχθηκε προβληματισμός σχετικά με το θέμα της επιλογής της αρχιτεκτονικής του ΣΚ μεταξύ του τύπου του νοητού / κατανεμημένου καταλόγου και του τύπου του φυσικού συλλογικού καταλόγου. Η ΟΕ κατέγραψε την υπάρχουσα κατάσταση στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες (ΑΒ), πραγματοποίησε βιβλιογραφικές έρευνες, ήρθε σε επαφή με ειδικούς από το διεθνή χώρο, αξιολόγησε τα θετικά και αρνητικά κάθε τύπου, στάθμισε τις δυσκολίες αλλά και τις προσδοκίες και αφού κατέληξε στον τύπο του κεντρικού συλλογικού καταλόγου συνέταξε τις βασικές βιβλιογραφικές και τεχνικές προδιαγραφές. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της ΟΕ προβλέπονταν α) δημιουργία Κεντρικού (φυσικού) ΣΚ, «υποτελούς» τύπου, δηλαδή με τροφοδότηση από τις εγγραφές των τοπικών βιβλιοθηκών, β) η χρησιμοποίηση υπάρχοντος λογισμικού με ανάπτυξη επιπρόσθετων προγραμμάτων, γ) ορισμός δύο φάσεων υλοποίησης, φάση Α: Συγκρότηση και ομογενοποίηση αρχικής βάσης δεδομένων συλλογικού καταλόγου, και φάση Β. Κανονική λειτουργία και ενημέρωση του συλλογικού καταλόγου. Επιπλέον, ορίστηκαν τα ελάχιστα επίπεδα βιβλιογραφικής εγγραφής, προτάθηκαν μέθοδοι και εργαλεία για την καθιέρωση θεμάτων και ονομάτων, εξετάστηκαν τα ζητήματα γλώσσας θεμάτων, τοπικών δεδομένων, κανόνες-προϋποθέσεις για ενιαία αντιμετώπιση ορισμένων κατηγοριών έργων, θέματα προς εκπαίδευση των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκονόμων και η δημιουργία οργανισμού για την υλοποίηση και συνέχεια του Συλλογικού Καταλόγου. Το έργο της υλοποίησης του Συλλογικού Καταλόγου εντάχθηκε στο ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ. Με βάση τις επιλογές και τις προδιαγραφές της ΟΕ εγκαταστάθηκε ο εξοπλισμός στον ειδικά αφιερωμένο χώρο του νέου κτιρίου της Βιβλιοθήκης του ΕΜΠ. Επιλέχθηκε το λογισμικό ADVANCE της Geac, το οποίο εγκαταστάθηκε από την Εταιρία ELiDOC. Αποστάλθηκαν ερωτηματολόγια και μελετήθηκαν τα στοιχεία που συγκεντρώθηκαν από τις βιβλιοθήκες. Ζητήθηκαν δείγματα 10.000 εγγραφών για δοκιμές από αντιπροσωπευτικές βιβλιοθήκες διαφόρων προγραμμάτων, χαρακτηροσυνόλων, και μορφότυπων. Η ELiDOC ανέπτυξε προγράμματα μετατροπής των διαφορετικών κωδικοποιήσεων των χαρακτηροσυνόλων, της δομής των δεδομένων από USMARC σε UNIMARC και των πληροφοριών αντιτύπων. Πραγματοποιήθηκαν οι απαραίτητες αλλαγές στο βασικό λογισμικό για την προσαρμογή του στις απαιτήσεις του ΣΚ και εκπαιδεύτηκαν οι βιβλιοθηκονόμοι του ΣΚ στη λειτουργία του ADVANCE. Η επιτροπή Σχεδίασης - Παραμετροποίησης του ΣΚ σύνταξε σχέδιο σεναρίου ενημέρωσης και λειτουργικών προδιαγραφών για την εισαγωγή των εγγραφών. Με βάση αυτό αναπτύχθηκε από την εταιρία GEAC Γαλλίας ειδικό πρόγραμμα διαχείρισης των εγγραφών του ΣΚ. Αξιοποιήθηκε η τεχνογνωσία της συμμετοχή της στην κοινοπραξία σύνταξης μελέτης για δημιουργία ΣΚ των Γαλλικών ΑΕΙ και την υλοποίηση του ΣΚ των Γαλλικών Δημοτικών Βιβλιοθηκών. Διαμορφώθηκε ο βασικός αλγόριθμος ταύτισης και ενοποίησης εγγραφών και ο αλγόριθμος διαχείρισης των πληροφοριών αντιτύπων (holdings). Έγιναν οι πρώτες δοκιμές ενοποίησης βιβλιογραφικών εγγραφών και ελέγχθηκε μέρος της λειτουργία των αλγορίθμων που είχαν αναπτυχθεί. Στο διάστημα που ακολούθησε ολοκληρώθηκε και ο αλγόριθμος ενοποίησης των θεμάτων. Παράλληλα μέσω της Οριζόντιας Δράσης πραγματοποιήθηκαν σεμινάρια σε διάφορες πόλεις σε καταλογογράφους από όλες τις βιβλιοθήκες σε θέματα γενικότερα και όχι στενά του ΣΚ. Ακολούθησαν ολοκληρωμένες δοκιμές και βελτιώσεις κυρίως στον αλγόριθμο ταύτισης. Τον Μάιο του 2003 η υλοποίηση του έργου ανατέθηκε σε συντονιστή. Συντάχθηκε σχέδιο ενεργειών για την επίσπευση της υλοποίησης, σε τρία επίπεδα: τεχνικό, διαδικαστικό, υποστηρικτικό. Ιδιαίτερο βάρος δόθηκε στην οριστική διαμόρφωση των αλγορίθμων. Ολοκληρώθηκαν οι συστηματικές δοκιμές όλων των αλγορίθμων σε τρία στάδια: α) με μικρό αριθμό ελεγχόμενων δεδομένων σε όλες τις λειτουργίες: εντοπισμού-ταύτισης διπλών εγγραφών, εισαγωγή μοναδικών, δημιουργία αρχείου θεωρούμενων διπλών, ενοποίηση διπλών εγγραφών, σύγκριση μεταξύ διπλών και επιλογή κύριας εγγραφής, διαχείριση θεμάτων διπλών εγγραφών, διαχείριση αντιτύπων διπλών εγγραφών, β) με μεγαλύτερα αρχεία και ποικιλία περιπτώσεων γ) σε οιονεί πραγματικές συνθήκες με μεγάλα αρχεία τριών καταλόγων. Αποφασίστηκε η παρεμβολή ενός σταδίου εσωτερικού ελέγχου (αυτοέλεγχος των προς ένταξη καταλόγων) και η εξατομικευμένη χρήση αρθρωμάτων (modules) του αλγορίθμου για κάθε περίπτωση. Ετοιμάστηκε πίνακας οδηγιών με λεπτομερή βήματα για τους βιβλιοθηκονόμους των βιβλιοθηκών και της ομάδας ΣΚ. Ομαδοποιήθηκαν όλα τα ευρήματα των δοκιμών για να προωθηθούν στις Διαρκείς Επιτροπές θεματικής και περιγραφικής καταλογογράφησης για σύνταξη οδηγιών. Προγραμματίστηκε η δημιουργία ιστότοπου του ΣΚ. Παραγγέλθηκαν τα αρχεία καθιερωμένων θεμάτων και ονομάτων από τη Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου για εξ αποστάσεως πρόσβαση από όλες τις βιβλιοθήκες μέλη του ΣΚ και ολοκληρώθηκε η προετοιμασία διάθεσης των καθιερωμένων όρων της Εθνικής Βιβλιοθήκης από τον ιστότοπο του ΣΚ. Η δημιουργία ενός ΣΚ δεν είναι μόνον τεχνικό ζήτημα..